Astazi, multe companii sunt in cautarea unor softuri enterprise resource planning (ERP) pentru compania lor, dar ce este mai exact un ERP si ceea ce poate face un soft ERP pentru o companie?
Definirea unui sistem ERP
Termenul ERP se refera la planificarea resurselor pentru intreprinderi, ceea ce inseamna “sistem de planificare a resurselor de intreprindere”. Aceste programe preiau o varietate de operatiuni interne ale unei companii, de la productie la distributie sau chiar resurse umane.
Sistemele ERP sunt o investitie importanta pentru companii. Conform unui sondaj Panorama Consulting din 2013, 40% dintre companiile care achizitioneaza un ERP vad o crestere a productivitatii.
Avantajele unui sistem ERP
- Principalele avantaje ale acestor sisteme sunt:
- Automatizarea proceselor companiei.
- Disponibilitatea informatiilor companiei pe aceeasi platforma.
- Integrarea diferitelor baze de date ale unei companii intr-un singur program.
- Contribuie la reducerea riscurilor, permitand o mai buna conformitate cu reglementarile.
- Imbunatateste gestionarea lantului de aprovizionare.
- ERP poate economisi bani intreprinderilor pe termen lung prin procesele de eficientizare.
- Ofera un sistem unificat care poate reduce costurile IT, forta de munca si instruirea.
- Permite o vizibilitate mai mare in partile critice ale activitatii, cum ar fi vanzarile de exemplu.
- Faciliteaza raportarea si planificarea prin imbunatatirea datelor si a analizelor.
In plus, ERP ofera integrare cu solutiile BI sau Business Intelligence, permitandu-va sa raportati starea companiei direct cu date din sistemul ERP.
Acest lucru ofera un nivel detaliat si actualizat de cunostinte cu privire la starea companiei, care este indispensabila atunci cand analizeaza si imbunatatirea proceselor interne, ar fi de marketing si vanzari, organizarea sau alte aspecte cheie ale unei companii.
Ce companii au nevoie de un sistem ERP?
Un sistem ERP este potrivit pentru toate tipurile de companii,atat multinationale, cat si IMM-uri. In plus, datorita diferitelor module personalizabile, orice companie, indiferent de diferitele procese pe care le are sau sectorul din care face parte, isi poate personaliza propriul ERP.
Exista furnizori care se specializeaza in punerea in aplicare a anumitor ERP, fie pe produs, fie pe sectoare, obtinand rezultate mai bune dupa achizitionarea ERP.
Implementarea ERP
Cele mai bune practici de implementare ERP necesita un proces formal, supravegheat de o echipa ad-hoc din fiecare departament important, care se extinde de la stadiul conceptual pana la sprijinul post-implementare si, in final, modernizeaza sau inlocuieste sistemul. Metodologiile, instrumentele si software-ul de gestionare a proiectelor sunt esentiale pentru gestionarea a ceea ce ar putea fi un proces multianual.
Implementarea incepe cu intelegerea cazurilor de utilizare ERP curente si aspirationale ale organizatiei, apoi adunand cerintele si listele de dorinte ale partilor interesate. Aceasta etapa de planificare a cerintelor ofera cadrul pentru cercetarea furnizorilor de software ERP pentru a genera o lista scurta de produse care cel mai probabil indeplinesc cerintele.
In continuare, vanzatorii sunt chemati sa demonstreze performanta software-ului lor in circumstante reale, uneori intr-un „bake-off” competitiv. Echipa de selectie ERP poate rula apoi un pilot limitat inainte de a semna un contract cu furnizorul.
In cazul unui upgrade ERP de la un sistem la altul, companiile ruleaza si testeaza de obicei noul sistem ERP in paralel cu cel vechi pentru a se asigura ca functioneaza corect inainte de a se angaja la data lansarii. Migratia de date consuma apoi o mare parte din timpul si resursele necesare pentru a se asigura ca noul sistem poate prelua procesele de afaceri cu intreruperi minime.
Cele mai bune practici nu se termina atunci cand sistemul este implementat. Companiile trebuie sa comunice in avans beneficiile si caracteristicile noului sistem, apoi sa mentina un proces de instruire pentru angajatii actuali si cei care sosesc. O strategie completa si eficienta de gestionare a schimbarilor poate fi diferenta dintre succesul si esecul implementarii ERP.
