Legislatia actuala obliga firmele sa pastreze actele contabile pe hartie timp de minim 5 ani sau 10 ani – depinde de natura lor, iar cele legate de angajati trebuie pastrate 50 de ani. Intr-o firma mare, volumul de acte este impresionant, iar gestionarea acestora necesita o buna organizare si, implicit, personal dedicat organizarii actelor.
Organizarea actelor contabile
Firmele mici si cele fara angajati nu se confrunta cu problema arhivarii unui volum mare de acte, insa actele contabile trebuie totusi pastrate in mod organizat, in dosare si cutii aranjate in ordine cronologica.
Companiile mari insa au personal special angajat pentru a se ocupa de actele firmei – chiar daca acestia au si alte sarcini in firma – de exemplu, contabilul se poate ocupa si de buna organizare a arhivei.
De asemenea, firmele de contabilitate trebuie sa lucreze cu multe acte pentru mai multe firme cu care au contracte de servicii de contabilitate, care trebuie organizate si tinute cu grija.
Arhivarea actelor se poate externaliza
Daca lipsa de spatiu nu permite unei firme sa pastreze un volum mare de acte, acest aspect se poate rezolva apelandu-se la o firma specializata in arhivarea actelor. Astfel de firme nu doar ca au spatiul necesar pastrarii multor acte, dar pot oferi si servicii de inventariere si de aranjare a actelor, de scanare si organizare in format electronic, angajatii avand cunostinte, experienta si dotari eficiente.
Folosindu-se aparate de etichetat si programe speciale, eficienta in aranjarea si organizarea documentelor este mult mai buna decat daca dosarele si cutiile se eticheteaza scriindu-se cu pixul.
Pastrarea unei variante electronice a documentelor
Chiar daca documentele pe hartie sunt depozitate in cutii, accesul la informatii se poate face usor daca actele sunt inregistrate pe calculator – intr-un program de contabilitate si gestiune sau chiar in forma scanata. Dar si documentele de pe calculator trebuie sa fie salvate pe mai multe suporturi informatice – CD, memory stick etc. pentru mai multa siguranta.
Pentru actele inregistrate in format electronic trebuie asigurate si conditii privind siguranta datelor, mai ales ca recent a intrat in vigoare Regulamentul General privind Protecția Datelor Personale, care poate aduce sanctiuni costisitoare firmelor care nu respecta regulile de protejare a datelor personale.
